前回の記事「なぜ日本企業の93%がDXで成果を出せないのか？確実な業務効率化5ステップ」では、DX成功の5つのステップをご紹介しました。

今回は、その第一歩である「Step 1: 現状把握」について、実際に使えるツールと具体的な方法を詳しく解説します。

なぜ現状把握が最も重要なのか？

「とりあえずシステムを導入しよう」 「あの会社が使っているツールを入れてみよう」

こんな思いつきでDXを始めた企業の多くが失敗しています。

理由は簡単です。現状を正確に把握していないからです。

現状把握なしにDXを始めるのは、地図を持たずに山登りをするようなもの。どこに問題があるのか、どこに向かうべきなのかがわからなければ、どんなに高価なツールを導入しても成果は出ません。

よくある失敗例

高額なシステムを導入したものの、現場からは「使いにくい」「前の方が良かった」という声ばかり。こういった失敗は決して珍しくありません。

なぜこうなるのか？

現状把握が不十分だからです。

• 担当者が本当に困っていることは何なのか？
• どの業務に最も時間がかかっているのか？
• 現場はどんな情報を必要としているのか？

これらを数字で把握せずに、「なんとなく管理が必要そう」という理由だけでシステムを選んでしまうケースが多いのです。

現状把握の4つのステップ

現状把握は、以下の4つのステップで進めます。

• ステップ1：業務の棚卸しをする
• ステップ2：時間とコストを測定する
• ステップ3：問題点とボトルネックを特定する
• ステップ4：データを分析して優先順位をつける

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ステップ1：業務の棚卸しをする

まずは「誰が」「何を」「どのように」やっているのかを洗い出します。

具体的なやり方

1. 部署ごとに業務をリストアップ

まずは紙でもExcelでも構いません。以下の項目を記入していきます。

• 業務名（例：見積書作成、請求書発行、在庫確認）
• 担当者
• 頻度（毎日、週1回、月1回など）
• 使っているツール（Excel、紙、メール、電話など）
• 関連部署（誰に確認が必要か、誰に渡すか）

2. 業務フローを図にする

文字だけでは見えにくい「流れ」を可視化します。

[見積依頼受付] → [担当者アサイン] → [原価確認] → [見積書作成] → [上長承認] → [顧客送付]
     ↓                                      ↓
  (3分)                                (30分)

このように、各工程にかかる時間も記入すると、後の分析が楽になります。

おすすめツール：Notion

Notionがおすすめの理由

• 無料プランでも十分使える
• 表形式でもリスト形式でも整理できる
• 部署ごとにページを分けて管理しやすい
• フローチャートも作成可能
• チームで共有して情報を更新できる

使い方のコツ

1. 「業務リスト」データベースを作成
2. プロパティに「担当者」「頻度」「所要時間」「使用ツール」を追加
3. ビュー機能で「頻度別」「担当者別」に切り替えて俯瞰

三重県内の企業様でも、Notionを使って業務の可視化を進めるケースが増えています。

おすすめツール：Trello

シンプルに業務フローを管理したい場合はTrelloも有効です。

• カード形式で視覚的にわかりやすい
• ドラッグ&ドロップで簡単に並び替え
• チェックリスト機能で詳細な手順も記録可能

使い方の例

• リスト名：「受注前」「受注後」「制作中」「納品」
• カード：各業務を配置
• チェックリスト：各業務の詳細手順を記載

ステップ2：時間とコストを測定する

業務をリストアップしたら、次は「数字」で現状を把握します。

なぜ数字が必要なのか？

「この作業、時間がかかるんですよね」

このような感覚的な訴えでは、経営陣は動きません。しかし、

「この作業、月に100時間かかっていて、人件費で25万円のコストになっています」

こう数字で示せば、話は変わります。

時間測定の具体的な方法

方法1：Togglで自動計測

Togglは作業時間を簡単に記録できる無料ツールです。

使い方

1. タスク名を入力（例：「見積書作成」）
2. スタートボタンを押す
3. 作業終了時にストップ
4. 自動で時間が記録される
5. 週次・月次レポートで集計

メリット

• ボタン1つで記録開始
• プロジェクトごとに分類可能
• レポート機能で分析も簡単
• スマホアプリもあり外出先でも使える

方法2：Googleスプレッドシートで手動記録

ツール導入が難しい場合は、スプレッドシートでも十分です。

記録項目

• 日付
• 業務名
• 開始時刻
• 終了時刻
• 所要時間（自動計算）
• 備考（中断理由、問題点など）

計算式の例

所要時間 = TEXT(終了時刻 - 開始時刻, "h:mm")

最低でも2週間〜1ヶ月は記録を続けましょう。そうすることで、平均的な業務時間が見えてきます。

コスト計算の方法

時間がわかれば、コスト計算は簡単です。

基本の計算式

業務コスト = 作業時間 × 時給換算した人件費

具体例：見積書作成業務

• 1件あたり30分
• 月間100件
• 担当者の人件費：年収500万円（時給換算 約3,000円）

月間コスト = 30分 × 100件 × 3,000円 = 150,000円
年間コスト = 150,000円 × 12ヶ月 = 1,800,000円

年間180万円ものコストがかかっていることがわかります。

隠れたコストも忘れずに

作業時間だけでなく、以下のような「見えないコスト」も計算しましょう。

1. 待ち時間のコスト

承認待ち、確認待ち、返信待ち…これらの時間も機会損失です。

例：承認待ち平均1日 → 1案件あたり24,000円の機会損失（日給換算）

2. ミスによるコスト

• やり直し作業の時間
• 顧客対応の時間
• 信用低下による売上減少

例：月5件のミス × やり直し1時間 × 時給3,000円 = 月15,000円

3. ツール利用料

現在使っているツールの月額料金も洗い出しましょう。

ステップ3：問題点とボトルネックを特定する

数字が集まったら、次は「どこに問題があるか」を見つけます。

現場ヒアリングの実施

数字だけではわからない「現場の困りごと」を聞き出します。

効果的なヒアリング方法

質問例

1. 「この業務で一番時間がかかるのはどこですか？」
2. 「どんなときにミスが起きやすいですか？」
3. 「もっと効率化できると思う作業はありますか？」
4. 「他部署とのやり取りで困っていることは？」
5. 「理想的には、この業務をどう改善したいですか？」

ヒアリングのコツ

• 1対1で話す（周りに人がいると本音が出にくい）
• 批判ではなく「改善のため」と伝える
• 具体的なエピソードを聞く
• 否定せずに最後まで聞く

三重県内の企業様での現場ヒアリングでは、「実は社内システムが使いにくくて、Excelで別管理している」といった事実が発覚することもあります。

ボトルネックの見つけ方

業務フローの中で「詰まっている場所」を特定します。

チェックポイント

• ✓ 特定の人に業務が集中していないか？
• ✓ 承認や確認で長時間待たされていないか？
• ✓ 手作業で転記している箇所はないか？
• ✓ 同じ情報を複数回入力していないか？
• ✓ 紙ベースでやり取りしている業務はないか？

よくあるボトルネックの例

承認待ち

• 原因：承認者が多忙・不在
• 影響：業務が進まない

手作業転記

• 原因：システム間連携なし
• 影響：時間とミスが増える

属人化

• 原因：特定の人しかできない
• 影響：その人が休むと止まる

情報共有不足

• 原因：連絡手段が統一されていない
• 影響：確認作業が増える

ステップ4：データを分析して優先順位をつける

ここまで集めたデータを、AIの力も借りて分析します。

NotebookLMを活用した分析

NotebookLMとは？

Googleが提供する無料のAI分析ツールです。収集した資料をアップロードすると、AIが内容を理解して質問に答えてくれます。

DX現状把握での活用方法

1. 収集したデータをアップロード

• 業務リストのスプレッドシート
• 時間計測データ
• ヒアリング結果のメモ
• 現在の業務フロー図

これらをPDFやテキスト形式でNotebookLMにアップロードします。

2. AIに質問する

アップロード後、以下のような質問をしてみましょう。

「このデータから、最もコストがかかっている業務トップ3を教えてください」

「ボトルネックになっている工程はどこですか？」

「優先的に改善すべき業務を、理由とともに提案してください」

「他部署との連携で問題が起きている箇所を指摘してください」

3. レポートを自動生成

NotebookLMは、アップロードした資料をもとに「分析レポート」や「改善提案」を作成してくれます。

これにより、経営陣や関係者への報告資料作成の時間も大幅に削減できます。

実際の活用イメージ

業務データをNotebookLMで分析することで：

• 受発注業務にどれだけのコストがかかっているか明確に
• 電話とメールとFAXが混在していることが非効率の原因と特定
• 「受発注システムの導入」が最優先課題と判断できる

このような分析結果をもとに、最適なシステムを選定し、業務改善を進めることが可能になります。

Excelでの基本分析

NotebookLMを使わなくても、Excelの基本機能で十分分析できます。

おすすめの分析方法

1. ピボットテーブルで集計

業務別、担当者別、日付別に時間とコストを集計して、全体像を把握します。

2. グラフで可視化

• 円グラフ：業務別の時間配分
• 棒グラフ：業務別のコスト比較
• 折れ線グラフ：月ごとの変化

視覚化することで、問題が一目瞭然になります。

3. パレート分析（80:20の法則）

「全体の80%のコストは、20%の業務が占めている」

この法則に基づいて、コストの大きい順に業務を並べ、上位20%に該当する業務を特定します。

ここを改善すれば、最大の効果が得られます。

現状把握で使えるテンプレート

実際に使える3つのテンプレートをご紹介します。

テンプレート1：業務棚卸しシート

記録する項目

• 業務名
• 担当者
• 頻度
• 所要時間
• 使用ツール
• 問題点
• 改善アイデア

記入例：見積書作成

• 業務名：見積書作成
• 担当者：営業A
• 頻度：毎日5件
• 所要時間：30分/件
• 使用ツール：Excel
• 問題点：過去データ探しに時間
• 改善アイデア：テンプレート化

記入例：請求書発行

• 業務名：請求書発行
• 担当者：経理B
• 頻度：月末100件
• 所要時間：5分/件
• 使用ツール：会計ソフト
• 問題点：手入力ミス
• 改善アイデア：システム連携

テンプレート2：時間・コスト計算シート

記録する項目

• 業務名
• 月間発生件数
• 1件あたり時間
• 月間総時間
• 時給換算
• 月間コスト
• 年間コスト

計算例：見積書作成

• 業務名：見積書作成
• 月間発生件数：100件
• 1件あたり時間：30分
• 月間総時間：50時間
• 時給換算：3,000円
• 月間コスト：150,000円
• 年間コスト：1,800,000円

テンプレート3：改善優先度マトリクス

記録する項目

• 業務名
• 年間コスト
• 改善効果（予想）
• 導入難易度
• 優先度

評価例：見積書作成

• 業務名：見積書作成
• 年間コスト：180万円
• 改善効果（予想）：50%削減
• 導入難易度：低（テンプレート化）
• 優先度：★★★ 最優先

評価例：在庫管理

• 業務名：在庫管理
• 年間コスト：240万円
• 改善効果（予想）：30%削減
• 導入難易度：高（システム導入）
• 優先度：★★ 計画的

優先順位の付け方

効果が大きい × 実現が簡単 = 今すぐやる

• 例：契約書の電子化

効果が大きい × 実現が難しい = 計画的に進める

• 例：顧客データの統合

効果が小さい × 実現が簡単 = 余裕があればやる

• 例：社内チャットツール導入の検討

効果が小さい × 実現が難しい = やらない

• 例：使用頻度の低い業務のシステム化

現状把握のよくある失敗と対策

失敗1：完璧を目指しすぎる

失敗例 「すべての業務を正確に測定してから…」と考えて、いつまでも次に進めない。

対策 まずは主要業務だけでOK。全体の70%を把握できれば十分です。

失敗2：現場の協力が得られない

失敗例 「時間を測る」と伝えたら「監視されている」と反発された。

対策

• 「評価のため」ではなく「改善のため」と明確に伝える
• 現場の負担にならない簡単な記録方法を選ぶ
• 改善されたら現場が一番楽になることを説明

失敗3：数字だけで判断する

失敗例 数字上は問題なさそうでも、現場は困っている。

対策 数字とヒアリングの両方を組み合わせる。定量データと定性データの両面から判断しましょう。

三重県内の企業様へ：現状把握から始めるDX支援

私たちは三重県津市を拠点に、東海地方の企業様のDX推進をサポートしています。

実際の支援内容

ステップ1：現状診断（無料相談）

• 業務の可視化支援
• 現場ヒアリングの実施
• データ収集方法のアドバイス

ステップ2：分析とレポート作成

• 収集データの分析
• 改善優先順位の提案
• 概算コスト・効果の試算

ステップ3：改善策の提案

• 最適なツール・システムの選定
• 導入計画の策定
• ホームページやWebシステムでの業務効率化提案

「どこから手をつければいいかわからない」 「現状把握のやり方がわからない」 「分析結果をどう読み解けばいいか不安」

そんなお悩みがあれば、まずはお気軽にご相談ください。

まとめ：現状把握は「地図」を手に入れること

DXの第一歩である「現状把握」について、具体的な方法とツールをご紹介しました。

現状把握の4ステップ

1. 業務の棚卸しをする → Notion、Trelloで可視化
2. 時間とコストを測定する → Toggl、スプレッドシートで記録
3. 問題点とボトルネックを特定する → 現場ヒアリングとデータ分析
4. データを分析して優先順位をつける → NotebookLM、Excelで分析

重要なポイント

• 完璧を目指さず、まず70%の把握から始める
• 数字とヒアリングの両面から分析する
• NotebookLMなどAIツールを活用して効率化
• 現場の協力を得るために「改善目的」を明確に伝える

現状把握ができれば、次のステップ「優先順位の決定」がスムーズに進みます。

次回予告

次回は「【Step 2詳細版】優先順位決定の実践的フレームワーク」をお届けします。

• 改善効果を正確に見積もる方法
• ROI（投資対効果）の計算方法
• 経営陣を説得できる提案書の作り方

をご紹介予定です。

まずは今日から、主要業務の時間測定から始めてみませんか？

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